Jeśli organizujesz konferencję branżową po raz pierwszy, zwykle pojawia się pytanie – gdzie najlepiej ją ulokować? Zarówno wynajęcie sal w dużych miastach jak i poza nimi ma swoje plusy i minusy. Od czego zacząć przygotowania? Jak skutecznie poradzić sobie z tym wydarzeniem?

Baza danych

Nieocenionym narzędziem podczas planowania wydarzenia jest stworzenie bazy danych miejsc, które następnie odwiedzisz na wizję lokalną. Oczywiście, możesz korzystać z bazy danych twoich znajomych – ale czas poświęcony na wyszukiwanie odpowiednich budynków na pewno nie będzie zmarnowany. Nawet jeśli nie sprawdzisz wszystkich od razu, w przyszłości na jedno kliknięcie otworzy ci się cała lista. Taką bazę danych najlepiej stworzyć w tabelce i zawrzeć w niej dokładną nazwę obiektu, ilość saldo wynajęcia, stronę internetową, numer telefonu, dodatkowe atrakcje (np. jakieś gratisy) i osobiste notatki.

Wizja lokalna

Następnie dzwonisz po wybranych przez ciebie salach i umawiasz się na spotkanie z menadżerem. Już po jednym spotkaniu wiele możesz powiedzieć o danym miejscu – od obsługi (czy się nie spóźnia, jak wykonuje swoją pracę), przez efekt wizualny (czy sala ci się podoba), po dostępny sprzęt (dokładnie wypytaj o kwestie umeblowania i sprzętu elektronicznego).

Hotel Lenart

Jeśli jesteś z Krakowa – chociaż niekoniecznie – jednym z wartych uwagi miejsc na mapie obiektów przeznaczonych dla klientów biznesowych jest hotel Lenart. Znajduje się on dokładnie w regionie pomiędzy Krakowem a Wieliczką, co jest bardzo atrakcyjną lokalizacją. Po pierwsze, można się stamtąd bezproblemowo i szybko dostać do centrum miasta (nie używając własnego transportu, a np. kolei miejskiej), a po drugie niewielka odległość od miasta gwarantuje nam spokój. Zdarza się, że dzięki lokalizacji uczestnicy przybywają na miejsce dzień wcześniej albo zostają na dłużej, bo chcą zrobić sobie wycieczkę do kopalni soli w Wieliczce. Łączenie przyjemnego z pożytecznym, prawda? Hotel Lenart dla klienta biznesowego oferuje 11 nowoczesnych sal konferencyjnych przeznaczonych do wynajmu. Posiadają one profesjonalne wyposażenie, sprzęt i obsługę. Nie ma problemu z Internetem czy też prowadzeniem konferencji w trybie on-line. Sale spełniają wszystkie wymogi z zakresu bhp. Poza działem konferencyjnym, w hotelu jest bardzo atrakcyjna oferta rekreacyjna, w tym możliwość udania się do strefy SPA za darmo w ramach korzystania z usług hotelu. Jest tam basen, siłownia, wspomniana już strefa piękna z różnymi typami saun – także po wielogodzinnym szkoleniu można się tam zrelaksować. Nie wspominając już o kuchni! Pamiętaj, że organizując konferencję powinieneś zadbać o dobre wyżywienie i stały dostęp do napojów czy przekąsek.

Sale konferencyjne bliżej centrum

Jeśli większość uczestników i twoich gości pochodzi z innych miast niż Kraków, warto pomyśleć nad wynajęciem czegoś w ścisłym centrum tak, by po konferencji można było udać się na piechotę na Stare Miasto. Pamiętaj, że lokalizacja naprawdę ma wpływ na przebieg całego wydarzenia! Przejrzyj ofertę świetnego Centrum Kongresowego w Krakowie, w którym odbywają się gigantyczne wydarzenia. Jest w czym wybierać.