• Lata doświadczeń w biznesie
img

Jak połączyć przyjemne z pożytecznym - organizacja konferencji

Z każdą dziedziną życia wiąże się jej rozwój. Także w nurcie spotkań specjalistycznych, jakimi są konferencje można zauważyć wzrost poziomu świadczonych usług. Powstaje coraz więcej sal konferencyjnych o zróżnicowany standardzie. Wszystko zależy od naszych potrzeb i wymogów.


Czas na realizację

Zgłaszając się do firmy organizującej konferencje trzeba zdać sobie sprawę z tego, że na wszystko jest potrzebny czas. Zebranie wielu ważnych elementów potrzebnych do przeprowadzenia konferencji w należyty sposób potrafi zająć nie tylko tygodnie, czy miesiące, ale nawet lata! Pamiętajmy o tym, przy wyborze daty konferencji i momencie chęci skorzystania z usług spółek organizacyjnych. Każdy doświadczony organizator wie, że do przygotowania nawet najbardziej kameralnej imprezy na niewielką ilość osób potrzeba czasu, zaangażowania, licznych specjalistów.

Zaplanowanie konferencji należy rozpocząć od sporządzenia kosztorysu. Trzeba wyznaczyć sumę, którą mamy zamiar przeznaczyć na ten cel. Podliczając koszty należy wziąć pod uwagę opłaty dodatkowe. Finanse z tej strefy nie muszą zostać wydane. Warto jednak mieć na uwadze możliwość wystąpienia ewentualności, które będą potrzebowały pokrycia materialnego. Kolejnym aspektem, który trzeba dobrze przemyśleć to ilość zaproszonych gości. Od tej liczy będzie zależała wielkość sali, którą wynajmiemy. Poza odpowiednim stanem miejsc siedzących, na sukces konferencji wpływa także rozmieszczenie sali. W jakim ułożeniu znajdują się stoły, czy istnieje możliwość ich rozmieszczenia według własnych potrzeb.

Nagłośnienie sali, oraz oświetlenie będą odpowiedzialne za ogólny odbiór treści wypowiedzi prelegentów. Warto przeprowadzić próbę sprzętu , szczególnie jeżeli sala z której mamy zamiar skorzystać ugości nas po raz pierwszy. Jeżeli planujemy dodatkowe atrakcje, poczęstunek, lub serwowanie napojów, oprócz tego, że trzeba poinformować o tym obsługę sali, to jeszcze dobrze byłoby wprowadzić wcześniejsze ustalenia. Taka taktyka pozwoli uniknąć wielu nerwowych sytuacji.


Dobry pretekst na integrację

Konferencje, szczególnie te połączone z noclegiem dają możliwość na wprowadzenie atrakcyjnych elementów. Impreza integracyjna z ciekawym motywem przewodnim, wypoczynek w Spa, krajoznawcza wycieczka z przewodnikiem, paintball, jazda na quadach – pomysłów jest wiele. Przy wyborze należy kierować się predyspozycjami uczestników.

Dobrym rozwiązaniem na odpowiedni wybór formy relaksu jest przeprowadzenie ankiety. Dzięki niej będziemy mogli trafniej ocenić potrzeby gości, dzięki czemu zbudujemy pozytywne wrażenie i niezatarte dobre wspomnienia. Aby wszystko przebiegło zgodnie z koncepcją należy powziąć wszelkie możliwości przy jego realizacji. Jeden plan to za mało. Trzeba mieć przygotowane co najmniej dwie ewentualności, które uchronią nas przed niepowodzeniem. Prawidłowo przeprowadzona konferencja stwarza podwaliny do owocnych kontaktów. Warto w nią zainwestować nie tylko swoje pieniądze, ale także zaangażowanie i chęci.

Zobacz również