• Lata doświadczeń w biznesie
img

Konferencja krok po kroku

Organizacja konferencji jest sporym wyzwaniem, jednak dobry plan pozwoli na jej sprawne przeprowadzenie. Pamiętaj, że trzeba planować z wyprzedzeniem i drobiazgowo. Przede wszystkim potrzebny jest grafik działań, który nie pozwoli o niczym zapomnieć. Oto kilka prostych rad jak zorganizować konferencję.

Przygotowanie konferencji nie należy do najłatwiejszych zadań, nie znaczy to jednak, że od razu trzeba zatrudniać firmę, która zajmuje się organizacją profesjonalnie. Jeśli wydarzenie nie jest ogromnym, międzynarodowym eventem, wystarczy zastosować kilka prostych rad, a wszystko pójdzie sprawnie i gładko.

Planowanie przed

Pierwszą rzecz jaką należy wykonać przed przystąpieniem do organizacji konferencji jest określenie budżetu. Od niego zależy forma jaką przybierze nasze wydarzenie, ponieważ ilość dostępnych środków wyznacza pole działania. Dodatkowo zawsze warto przewidzieć tak zwany fundusz awaryjny, czyli oddzielną sumę pieniędzy przeznaczoną na niespodziewane wydatki. Kiedy budżet zostanie domknięty można przystąpić do tworzenia listy uczestników. Jeśli korzystasz z wcześniej wykorzystanej listy pamiętaj o aktualizacji! Nie chcesz przecież wykazać się brakiem profesjonalizmu zapraszając np. osobę zmarłą. Posiadając spis gości należy wybrać odpowiednie miejsce. Oczywiście najlepiej posiadać własną salę konferencyjną, jeśli jednak nie dysponujesz taką możliwością z pomocą przychodzą hotele i ośrodki konferencyjne. Pamiętaj, aby miejsce korespondowało z tematem konferencji i tak np. konferencje naukowe odbywają się zwykle w budynkach akademickich. Ponadto istotne są łatwość dojazdu, parkowania oraz dostęp do Internetu. Komfort gości jest priorytetem, dlatego warto dokładnie przyjrzeć się wyposażeniu lokalu. Zwróć uwagę na ilość miejsc, nagłośnienie, sprzęt i możliwości technologiczne. Sprawdź drobiazgi, od których wiele zależy, czyli przetestuj rolety w oknach, zobacz czy w gniazdkach jest prąd oraz czy oświetlenie działa. Kiedy przekonasz się, że wszystko działa jak należy wybierz datę i czas trwania konferencji. Warto upewnić się czy w tym czasie nie odbywa się spotkanie o podobnej tematyce. Jeśli upewnisz się co do terminu,  zacznij rozsyłać zaproszenia.   

Niezbędniki, czyli co warto mieć w zanadrzu

Oczywistym jest to, że należy przygotować spójne materiały konferencyjne, pasujące do tematu. Zdarza się jednak, że organizator musi mieć przy sobie o wiele więcej rzeczy, niekoniecznie powiązanych z głównym motywem. Przygotowując konferencje należy spodziewać się wielu nieprawdopodobnych sytuacji. Pada deszcz? Zaopatrz się w parasole. Uczestnik poplamił koszulę? Podrzuć świeżą. Pani ma oczko w rajstopach? Podaj nowe. Musisz przewidzieć drobne wypadki i mieć w zanadrzu rozwiązanie. 

To jeszcze nie koniec

Kiedy odprawimy już wszystkich uczestników, praca dalej wre. Pamiętaj, że po dobrej konferencji pozostają materiały, po które sięgają zainteresowani jej przebiegiem. Istotne jest więc to, aby po spotkaniu zostały publikacje, świadczące o pełnym profesjonalizmie i dobrej organizacji. Następnie należy przeanalizować przebieg konferencji wyciągając wnioski na przyszłość. Na koniec wysyłamy podziękowania wszystkim uczestnikom, dzięki którym doszło do wydarzenia. 

Zobacz również